Processus 2 sur 3 · Ce que Pratab fait aujourd'huiProcess 2 of 3 · What Pratab does today
Ce que Pratab fait aujourd'hui pour savoir ce qui est sorti de l'entrepôt et quels droits payer. Survolez une étape pour la mettre en avant.What Pratab does today to know what left the warehouse and which duty to pay. Hover a step to highlight it.
Processus 2 sur 3 · Le même travail avec ClaudeProcess 2 of 3 · The same work with Claude
En bref : Pratab met le fichier CMS et l'export Pastel dans un dossier et écrit une phrase ; Claude ajoute au CMS les bouteilles restantes, le produit Pastel correspondant et la différence. Pratab vérifie les couleurs, choisit la déclaration et déclare.In short: Pratab puts the CMS file and the Pastel export in a folder and writes one sentence; Claude adds bottles left, the matching Pastel product and the difference to the CMS. Pratab checks the colours, chooses the declaration and declares.
Processus 2 sur 3 · Comment les skills ont été créésProcess 2 of 3 · How the skills were built
La même méthode pour chaque skill : on fait faire le travail une fois sur un vrai dossier, on corrige avec ses mots, puis on demande à Claude d'en faire un skill.The same method for every skill: have Claude do the work once on a real file, correct it in your own words, then ask Claude to turn it into a skill.
Chaque conteneur déclaré entre en entrepôt sans payer de droits. Les droits sont payés seulement quand le vin sort pour être vendu.Each declared container enters the warehouse without paying duty. Duty is paid only when the wine leaves to be sold.
Lien avec le processus 1 : la déclaration validée.Link with process 1: the cleared declaration.
Une ligne par déclaration : numéro de BOE, date, produit, cartons, date d'expiration. Le même vin apparaît sur plusieurs lignes s'il est arrivé dans plusieurs conteneurs.One line per declaration: BOE number, date, product, cartons, expiry date. The same wine appears on several lines if it came in several containers.
Environ 500 lignes.About 500 lines.
Sylvain envoie l'export du stock commercial (Pastel). Les ventes y sont déjà déduites : c'est le stock de référence.Sylvain sends the commercial stock export (Pastel). Sales are already deducted: it is the reference stock.
Pratab : « C'est Sylvain qui a raison. »Pratab: "Sylvain is right."
Pratab ouvre les deux fichiers sur deux écrans et cherche chaque produit par sa description, car les noms ne sont pas identiques.Pratab opens both files on two screens and finds each product by its description, because the names differ.
Exemple : AFRICAN SECRET MARULA CREAM.Example: AFRICAN SECRET MARULA CREAM.
Pastel n'a qu'une ligne par produit, l'entrepôt en a une par déclaration. Pratab additionne les lignes de l'entrepôt avant de comparer.Pastel has one line per product, the warehouse has one per declaration. Pratab adds up the warehouse lines before comparing.
Stock en entrepôt moins stock Pastel : c'est la quantité vendue, à sortir de l'entrepôt et sur laquelle payer les droits.Warehouse stock minus Pastel stock: the quantity sold, to withdraw from the warehouse and pay duty on.
Exemple de l'entretien : l'entrepôt a 220, Pastel 150, donc 70 à sortir.Example from the interview: warehouse 220, Pastel 150, so 70 to withdraw.
La douane peut compter physiquement par déclaration. Pratab décide de quelle ligne sortir la quantité, en regardant la date d'entrée.Customs can count physically per declaration. Pratab decides which line to take the quantity from, based on the entry date.
Règle exacte à confirmer avec Pratab.Exact rule to confirm with Pratab.
Il déclare la sortie à la douane et paie les droits. Chaque sortie est notée par date dans l'Excel de l'import (onglet Sheet2 ou TRANSFER).He declares the withdrawal to customs and pays the duty. Each withdrawal is logged by date in the import Excel (Sheet2 or TRANSFER tab).
Remplace : Replaces: nouveau, à faire une foisnew, done once
Un dossier relié à Claude et le skill cms-pastel-reconciliation enregistré.A folder linked to Claude and the cms-pastel-reconciliation skill saved.
Remplace : Replaces: étapes 2 et 3steps 2 and 3
Le fichier CMS (stock sous douane, en litres) et l'export Pastel de Sylvain (en bouteilles) vont dans SOURCES, fermés dans Excel. RESULTATS reste vide : Claude y mettra le rapprochement.The CMS file (bonded stock, in litres) and Sylvain's Pastel export (in bottles) go in SOURCES, closed in Excel. RESULTATS stays empty: Claude will put the reconciliation there.
Remplace : Replaces: étapes 4, 5 et 6 : chercher, additionner, calculersteps 4, 5 and 6: finding, adding up, working out
Claude convertit les litres en bouteilles restantes, retrouve chaque produit dans Pastel malgré les noms différents (avec une couleur de confiance), additionne les lignes d'un même produit et calcule la différence CMS moins Pastel. Le nom Pastel est un lien qui ouvre la ligne dans le fichier Pastel.Claude converts litres into bottles left, finds each product in Pastel despite the different names (with a confidence colour), adds up the lines of the same product and works out the difference CMS minus Pastel. The Pastel name is a link that opens the row in the Pastel file.
Use the cms-pastel-reconciliation skill on the files in SOURCES. Save the result in RESULTATS.
Testé : 423 lignes CMS contre 1 078 articles Pastel ; exemple SOURETTE 2020 : 420 bouteilles au CMS, 123 dans Pastel, différence 297.Tested: 423 CMS lines against 1,078 Pastel items; example SOURETTE 2020: 420 bottles in CMS, 123 in Pastel, difference 297.
Remplace : Replaces: nouveaunew
Pratab regarde d'abord l'orange (faible ou introuvable), puis le jaune (à vérifier), et clique sur le nom Pastel pour voir la ligne. Sans couleur, c'est sûr. Quand un nom s'écrit autrement dans Pastel, il le dit à Claude : la correction va dans la mémoire du skill, et la ligne sera sûre le mois suivant.Pratab first looks at orange (weak or not found), then yellow (to check), and clicks the Pastel name to see the row. No colour means sure. When a name is written differently in Pastel, he tells Claude: the correction goes into the skill's memory, and the line will be sure next month.
In Pastel, SOURETTE 2020 is written "SOEURETTE ST EMILION RGE 2020". Use it every time.
Remplace : Replaces: étape 7, encore à la mainstep 7, still by hand
Pas encore dans le skill. Lors du premier test, la règle « la plus ancienne déclaration d'abord » expliquait 60 produits sur 68 : c'est la prochaine étape possible.Not in the skill yet. In the first test, the rule "oldest declaration first" explained 60 of 68 products: it is the next possible step.
Remplace : Replaces: inchangéunchanged
Pratab déclare à la douane et paie les droits.Pratab declares to customs and pays the duties.
Un dossier avec les vraies pièces d'un dossier déjà traité, et un projet Cowork relié à ce dossier. On construit les skills sur un cas dont on connaît le résultat.A folder with the real documents of a file already done, and a Cowork project linked to it. The skills are built on a case whose result is known.
Claude fait une copie du fichier CMS dans RESULTATS, lit le format de chaque ligne (« 20 CT X 6 X 75 CL ») et calcule les bouteilles restantes, en formules.Claude copies the CMS file into RESULTATS, reads the format of each line ("20 CT X 6 X 75 CL") and works out the bottles left, with formulas.
Claude travaille sur une copie, jamais sur le fichier de la douane. Il lit le format écrit sur chaque ligne et calcule les bouteilles avec des formules, pour que Pratab puisse vérifier chaque calcul dans Excel.Claude works on a copy, never on the customs file. It reads the format written on each line and works out the bottles with formulas, so Pratab can check every sum in Excel.
Copy the CMS file from SOURCES into RESULTATS as "Rapprochement CMS Pastel.xlsx". Never change the files in SOURCES. In the copy, convert litres to bottles, with formulas only: - the format is in column M or N, like "20 CT X 6 X 75 CL"; never use the carton count written in the text - cartons left = litres / (bottles per carton x litres per bottle) - bottles left = cartons left x bottles per carton Add a column with the total bottles left. Lines without a format (ice buckets, capsules) stay empty.
Une colonne de bouteilles restantes ; les lignes sans format (seaux à glace, capsules) restent vides.A bottles-left column; lines with no format (ice buckets, capsules) stay blank.
Claude retrouve chaque produit du CMS dans Pastel malgré les noms différents, calcule l'écart et colore chaque correspondance selon sa confiance. Seule cette correspondance de noms est incertaine : les chiffres viennent d'Excel.Claude finds each CMS product in Pastel despite the different names, works out the difference and colours each match by confidence. Only this name matching is uncertain: the numbers come from Excel.
Claude rapproche les deux listes et dit clairement ce qui est sûr et ce qui ne l'est pas, avec trois couleurs. Un script vérifie qu'aucune ligne n'a été perdue, et Claude résume ce que Pratab doit regarder en premier.Claude matches the two lists and says clearly what is sure and what is not, with three colours. A script checks that no line was lost, and Claude sums up what Pratab should look at first.
Now reconcile the copy with the Pastel file in SOURCES: find each CMS product in Pastel by name, and add the difference CMS minus Pastel, with formulas. Layout: - the CMS name and the matched Pastel name side by side; the Pastel name is a link that opens the Pastel file on the right row - as few new columns as possible, no Pastel sheet in this file - delete columns O and P (Description 4 and 5), freeze columns A to F Colour of the Pastel name: - no colour = sure: same name, or a correction from the memory - yellow = to check: a close name you found - orange = weak match or not found Known correction: SOURETTE 2020 is "SOEURETTE ST EMILION RGE 2020" in Pastel. Then check with a script that every CMS line is still there, once, and tell me how many lines are in each colour and the 10 biggest differences.
Correspondance colorée (sans couleur = sûr, jaune = à vérifier, orange = faible ou introuvable). SOURETTE 2020 : 420 bouteilles contre 123 dans Pastel, écart 297.Coloured matching (no colour = sure, yellow = to check, orange = weak or not found). SOURETTE 2020: 420 bottles against 123 in Pastel, difference 297.
Le skill garde la méthode et une mémoire des noms corrigés. Claude affiche une carte de skill : on la lit, puis Save.The skill keeps the method and a memory of corrected names. Claude shows a skill card: read it, then Save.
On transforme toute la méthode en skill, avec une mémoire des noms corrigés.We turn the whole method into a skill, with a memory of corrected names.
Create a skill called cms-pastel-reconciliation from what we just did. It copies the CMS file from SOURCES into RESULTATS, never changes SOURCES, works out the bottles left with formulas, matches each product with Pastel, adds a link to the Pastel row and the difference CMS minus Pastel, and colours the Pastel name: no colour = sure, yellow = to check, orange = weak or not found. It checks with a script that no line is lost and sums up the colours and the biggest differences. Add a Memory section with the name corrections (start with SOURETTE 2020); each time I give a new correction, propose an updated skill with the new line. Do not use the numbers of this month as rules.