Processus 1 sur 3 · Ce que Pratab fait aujourd'huiProcess 1 of 3 · What Pratab does today
Ce que Pratab fait aujourd'hui, de l'e-mail d'arrivée jusqu'à la déclaration validée. Survolez une étape pour la mettre en avant.What Pratab does today, from the arrival email to the cleared declaration. Hover a step to highlight it.
Processus 1 sur 3 · Le même travail avec ClaudeProcess 1 of 3 · The same work with Claude
D'abord le dossier, le projet et les skills. Puis un skill par étape, chacun lancé par une phrase. À la fin, un skill principal les enchaîne en une seule phrase.First the folder, the project and the skills. Then one skill per step, each started by one sentence. At the end, a master skill chains them in a single sentence.
Processus 1 sur 3 · Comment les skills ont été créésProcess 1 of 3 · How the skills were built
La même méthode pour chaque skill : on fait faire le travail une fois sur un vrai dossier, on corrige avec ses mots, puis on demande à Claude d'en faire un skill.The same method for every skill: have Claude do the work once on a real file, correct it in your own words, then ask Claude to turn it into a skill.
Un e-mail annonce que le conteneur arrive. Les factures des fournisseurs et les documents de transport arrivent aussi par e-mail.An email announces the container. Supplier invoices and shipping documents also arrive by email.
Exemple : conteneur CRXU5271913, navire MSC Tokyo, 1 588 cartons.Example: container CRXU5271913, vessel MSC Tokyo, 1,588 cartons.
Pratab rassemble toutes les pièces dans un seul PDF, puis l'imprime : factures, listes de colisage, connaissement, facture de fret, facture MSC, manifeste.Pratab gathers every document into one PDF, then prints it: invoices, packing lists, bill of lading, freight invoice, MSC invoice, manifest.
Le dossier 1588 compte 15 pages et 3 fournisseurs (Brotte, Estoublon, Descombe).The 1588 file has 15 pages and 3 suppliers (Brotte, Estoublon, Descombe).
Un collègue recopie chaque produit à la main : cartons, taille des bouteilles, montant facturé, poids. Une ligne par produit, dans le format de la déclaration.A colleague types each product by hand: cartons, bottle size, invoice amount, weight. One line per product, in the declaration format.
Import 1588 : 19 lignes à saisir.Import 1588: 19 lines to type.
Les formules ajoutent les frais d'origine (EXW) et le fret, les répartissent selon la valeur de chaque produit, calculent l'assurance (0,25 %) et convertissent en roupies au taux de la douane.The formulas add origin charges (EXW) and freight, share them by each product's value, calculate insurance (0.25%) and convert to rupees at the customs rate.
Résultat : la valeur à déclarer pour chaque produit.Result: the value to declare for each product.
Pratab compare l'Excel avec le dossier papier, ligne par ligne, pour éviter les erreurs de saisie.Pratab compares the Excel with the paper file, line by line, to catch typing errors.
Il reporte les chiffres de l'Excel dans le système de la douane. Ce système est fermé : il faut tout saisir à la main. Il scanne et joint le dossier PDF pour le contrôle.He copies the Excel figures into the customs system. The system is closed, so everything is typed by hand. He scans and attaches the PDF file for inspection.
La douane renvoie la déclaration (Bill of Entry) par courrier, après quelques jours à deux semaines.Customs sends the declaration (Bill of Entry) back by post, after a few days to two weeks.
Déclaration n° 72026076862 du 01/04/2026.Declaration no. 72026076862 of 1 April 2026.
Le dossier est complet : pièces, Excel et déclaration imprimée. Il part ensuite vers deux suites.The file is complete: documents, Excel and printed declaration. It then goes two ways.
Le dossier est saisi dans Sage et sert à calculer le coût de revient de chaque produit, droits compris.The file is entered into Sage and used to work out each product's cost price, duties included.
Le vin entre en entrepôt sans payer de droits. La suite : processus 2, le stock sous douane.The wine enters the warehouse without paying duty. Next: process 2, bonded stock.
Remplace : Replaces: les pièces éparpillées dans les e-mailsdocuments scattered across emails
Un dossier par envoi (ici Custom Declaration), avec deux sous-dossiers. Pratab y rassemble les pièces, à la main ou depuis Outlook.One folder per shipment (here Custom Declaration), with two subfolders. Pratab collects the documents in it, by hand or from Outlook.
Remplace : Replaces: nouveau, une foisnew, once
Dans Claude Desktop, onglet Cowork : créer un projet (ici Pratab - Customs) et y relier le dossier de l'envoi. Claude peut alors lire les pièces et enregistrer ses résultats dans le dossier.In Claude Desktop, Cowork tab: create a project (here Pratab - Customs) and link the shipment folder to it. Claude can then read the documents and save its results in the folder.
Remplace : Replaces: nouveau, une foisnew, once
Un skill, c'est une méthode enregistrée que Claude suit quand on la lui demande. Les cinq skills de Pratab s'installent une seule fois à partir des zips, puis servent dans toutes les tâches.A skill is a saved method Claude follows when asked. Pratab's five skills are installed once from the zips, then work in every task.
Remplace : Replaces: chercher le manifeste à la mainlooking up the manifest by hand
trade-manifest-export va chercher le manifeste sur TradeNet à la place de Pratab. Pratab se connecte lui-même ; Claude tape le connaissement sans tiret, choisit le navire et enregistre la page en PDF.trade-manifest-export fetches the manifest from TradeNet for Pratab. Pratab logs in himself; Claude types the bill of lading without the dash, picks the vessel and saves the page as a PDF.
Use the trade-manifest-export skill to fetch the sea manifest from TradeNet for the bill of lading in SOURCES\BOL. I will log in myself. Save it as a PDF in SOURCES\MANIFEST.
Testé sur l'envoi SHI100686.Tested on shipment SHI100686.
Démo sans identifiants : lancer la phrase, Claude ouvre TradeNet et s'arrête à la connexion (Pratab se connecte lui-même). Puis montrer le manifeste déjà enregistré dans SOURCES\MANIFEST.Demo without a login: run the sentence, Claude opens TradeNet and stops at the login (Pratab logs in himself). Then show the manifest already saved in SOURCES\MANIFEST.
Remplace : Replaces: compiler et imprimer à la maincompiling and printing by hand
customs-pdf-compiler prend le type de chaque pièce dans son sous-dossier et les met dans l'ordre de la douane : factures, colisages, connaissement, fret, avis d'arrivée, manifeste en dernier. Il signale ce qui manque.customs-pdf-compiler takes each document's type from its subfolder and puts them in the customs order: invoices, packing lists, bill of lading, freight, notice of arrival, manifest last. It flags what is missing.
Use the customs-pdf-compiler skill on the SOURCES folder. Save the merged PDF in RESULTATS.
Testé sur l'envoi 34ME00263402101 : 9 pages dans l'ordre.Tested on shipment 34ME00263402101: 9 pages in order.
Remplace : Replaces: comparer les pièces à l'œilcomparing the documents by eye
customs-document-check lit le PDF fusionné et compare chaque chiffre avec le même chiffre sur les autres pièces. La page montre tout : les conflits, ce qu'il faut vérifier (dont tout ce qui vient d'un scan), puis ce qui concorde. Un clic sur un chiffre montre l'endroit exact sur la pièce, encadré en rouge.customs-document-check reads the merged PDF and compares each number with the same number on the other documents. The page shows everything: conflicts, what to check (including everything from a scan), then what agrees. A click on a number shows the exact spot on the document, boxed in red.
Use the customs-document-check skill on the merged PDF in RESULTATS. Give me the HTML page and save the PDF report in RESULTATS.
Testé sur l'envoi 34ME00263402101 : 3 conflits, 9 à vérifier, 9 concordants.Tested on shipment 34ME00263402101: 3 conflicts, 9 to check, 9 agree.
Le skill a appris une règle de Pratab : le fret déclaré est celui de la note du transitaire, pas celui du manifeste.The skill learned one of Pratab's rules: the freight declared is the forwarder's freight note, not the manifest.
Remplace : Replaces: inchangéunchanged
Les couleurs montrent ce qui diffère, pas qui a raison. Pratab décide.Colours show what differs, not who is right. Pratab decides.
Remplace : Replaces: recopier les pièces dans l'Excelretyping the documents into Excel
customs-excel part du modèle : pour chaque colonne que Pratab tape, il cherche le chiffre dans le PDF fusionné et le montre sur la pièce. Puis il demande ce qui manque (taux, fret, assurance, codes HS…), avec la réponse habituelle de Pratab en suggestion, et remplit l'Excel sans casser les formules. Chaque cellule pas encore validée est en jaune, avec la page en commentaire.customs-excel starts from the template: for each column Pratab types, it finds the number in the merged PDF and shows it on the document. Then it asks for what is missing (rates, freight, insurance, HS codes…), with Pratab's usual answer as a suggestion, and fills the Excel without breaking the formulas. Every cell not yet validated is yellow, with the page as a comment.
Use the customs-excel skill for this container, with the template SOURCES\OTHER\Modele declaration.xlsx and the merged PDF in RESULTATS. Show me the numbers with their proof, ask me what is missing, then save the declaration Excel in RESULTATS.
Méthode testée sur l'import 1588 ; nouvelle version à tester avec les réponses de Pratab.Method tested on import 1588; new version to test with Pratab's answers.
Remplace : Replaces: inchangéunchanged
Pratab valide les cellules en jaune et les codes HS, puis saisit la déclaration lui-même sur le site de la MRA. Claude ne déclare jamais rien.Pratab validates the yellow cells and the HS codes, then types the declaration himself on the MRA site. Claude never declares anything.
Remplace : Replaces: les phrases des skills 1, 2 et 3the sentences of skills 1, 2 and 3
Ces skills sont aussi réunis dans un skill principal, customs-shipment-pipeline : une phrase enchaîne le manifeste, la fusion et la vérification. L'Excel reste un skill à part.These skills are also brought together in a master skill, customs-shipment-pipeline: one sentence runs the manifest, the merge and the check. The Excel stays a separate skill.
Use the customs-shipment-pipeline skill. The documents for this shipment are in the SOURCES folder: fetch the sea manifest from TradeNet (I will log in), merge everything into one PDF, then check all the numbers and give me the HTML page and the PDF report. Save the results in RESULTATS.
Testé sur une copie propre de l'import 1588.Tested on a clean copy of import 1588.
Le dossier numérique (PDF, Excel, déclaration) sert à Dirish pour Sage et le coût de revient. Voir le processus de Dirish.The digital file (PDF, Excel, declaration) is what Dirish uses for Sage and costing. See Dirish's process.
Inchangé. La suite : processus 2, le stock sous douane.Unchanged. Next: process 2, bonded stock.
Un dossier avec les vraies pièces d'un dossier déjà traité, et un projet Cowork relié à ce dossier. On construit les skills sur un cas dont on connaît le résultat.A folder with the real documents of a file already done, and a Cowork project linked to it. The skills are built on a case whose result is known.
Claude ouvre TradeNet dans Chrome, attend que Pratab se connecte, cherche le connaissement et enregistre la page du manifeste en PDF.Claude opens TradeNet in Chrome, waits for Pratab to log in, looks up the bill of lading and saves the manifest page as a PDF.
On demande à Claude d'aller chercher le manifeste sur TradeNet à la place de Pratab. Les deux corrections du jour sont déjà dans la phrase : le numéro sans tiret, et un PDF dont on peut sélectionner le texte.We ask Claude to fetch the manifest from TradeNet instead of Pratab. The day's two corrections are already in the prompt: the number without the dash, and a PDF whose text can be selected.
Go on TradeNet (https://tradenet.mns.global) using Claude in Chrome. I will log in myself. Click Declaration, then View Sea Manifest, and type the bill of lading number of this shipment without the dash. Pick the vessel whose date is on the notice of arrival, and save the page in SOURCES\MANIFEST as an A4 PDF with selectable text (a high quality screenshot with the page's exact text laid over it).
Créé avec Pratab, connecté à TradeNet, sur l'envoi SHI100686. Sans identifiants, on explique cette étape.Built with Pratab, logged in to TradeNet, on shipment SHI100686. Without a login, this step is explained.
On demande à Claude de transformer ce qu'il vient de faire en méthode réutilisable. Claude affiche une carte de skill : on la lit, puis Save.Ask Claude to turn what it just did into a reusable method. Claude shows a skill card: read it, then Save.
On demande à Claude de transformer ce qu'on vient de faire, corrections comprises, en skill réutilisable.We ask Claude to turn what we just did, corrections included, into a reusable skill.
Create a skill called trade-manifest-export from what we just did: it opens TradeNet in Claude in Chrome, waits for me to log in, types the bill of lading number without the dash, picks the right vessel by name and date, and saves the page as an A4 PDF with selectable text in the MANIFEST folder of SOURCES. It never types a password.
Claude prend le type de chaque pièce dans le nom de son sous-dossier et les fusionne dans l'ordre de la douane.Claude takes each document's type from the name of its subfolder and merges them in the customs order.
Claude fusionne toutes les pièces en un seul PDF. Le type de chaque pièce vient de son sous-dossier, donc Pratab n'a rien à renommer. Le manifeste passe toujours en dernier, puis Claude dit ce qui manque.Claude merges all the documents into one PDF. Each document's type comes from its subfolder, so Pratab renames nothing. The manifest always goes last, then Claude says what is missing.
Merge all the PDFs in SOURCES into one PDF. Each subfolder gives the document type (BOL, INVOICE NOTE, FREIGHT NOTE, MANIFEST, NOTICE OF ARRIVAL, OTHER): use it, do not guess from the file names. Customs order: invoices, packing lists, SADC certificates, bill of lading, freight note, notice of arrival, and the sea manifest always last. Save it as Merged_Shipment_Documents.pdf in RESULTATS. Tell me which pages each document takes and what is missing.
Envoi 34ME00263402101 : 9 pages dans l'ordre (3 factures, B/L, note de fret, avis d'arrivée, manifeste).Shipment 34ME00263402101: 9 pages in order (3 invoices, B/L, freight note, notice of arrival, manifest).
On fige l'ordre et les règles de la fusion. Claude affiche une carte de skill : on la lit, puis Save.The merge order and rules are saved. Claude shows a skill card: read it, then Save.
On fige la méthode de fusion dans un skill, sans garder les chiffres de cet import.We save the merge method as a skill, without keeping this import's numbers.
Create a skill called customs-pdf-compiler from what we just did. Each time I give it a shipment folder, it takes each document's type from its subfolder in SOURCES, merges them in the customs order with the sea manifest last, ignores health certificates, saves the merged PDF in RESULTATS and tells me what is missing. Do not use the numbers of this import as rules.
C'est le contrôle que Pratab fait avant de déclarer : les pièces ne doivent pas se contredire. Claude lit le PDF fusionné et montre tout : les conflits, ce qu'il faut vérifier, puis ce qui concorde. Un chiffre lu sur un scan n'est jamais sûr à 100 %.This is the check Pratab does before declaring: the documents must not contradict each other. Claude reads the merged PDF and shows everything: conflicts, what to check, then what agrees. A number read from a scan is never 100% sure.
Claude compare chaque chiffre avec le même chiffre sur les autres pièces. Les calculs sont faits par un script, la note de fret fait foi pour le fret, et un clic sur un chiffre montre l'endroit exact sur la pièce.Claude compares each number with the same number on the other documents. Sums are done by a script, the freight note is the source of truth for the freight, and a click on a number shows the exact spot on the document.
Read the merged PDF in RESULTATS and check if the numbers agree across documents: weights, quantities, packages, volume, container, seal, bill of lading number, vessel and dates. First understand where each number sits on each document, then compare only numbers of the same kind (never a date with a price, or a booking number with a container number). Exception: when the freight note amount is different from the manifest, take the freight from the freight note (it is the source of truth) and show the manifest amount as information only. A page that is a scan is never 100% sure: put every number read from a scan in "to check", even if it agrees. Do the sums and comparisons with a script, not by reading. Give me a simple HTML page with a white background, saved in RESULTATS as "Controle pieces <B/L number>.html", that a non-technical person can read: on the left, the conflicts first, then what I must check, then what agrees, each with a short explanation; on the right, when I click a number, the part of the document where it sits, with the document name, the page and the number boxed in red. Also save it as a PDF report "Controle pieces <B/L number>.pdf" in RESULTATS.
Envoi 34ME00263402101 : 3 conflits (date d'arrivée, poids total 18 495 / 16 495 kg, poids Brotte 7 550 / 7 250 kg), 9 à vérifier dont les 3 points du scan Lecourt Caillet, 9 concordants.Shipment 34ME00263402101: 3 conflicts (arrival date, total weight 18,495 / 16,495 kg, Brotte weight 7,550 / 7,250 kg), 9 to check including the 3 points from the Lecourt Caillet scan, 9 agree.
Les règles de la vérification entrent dans le skill : tout montrer, les scans jamais sûrs, les calculs par script, la note de fret qui fait foi. Claude affiche une carte de skill : on la lit, puis Save.The checking rules go into the skill: show everything, scans never sure, sums by script, the freight note as source of truth. Claude shows a skill card: read it, then Save.
On transforme la vérification et ses règles en skill.We turn the check and its rules into a skill.
Create a skill called customs-document-check from what we just did. It reads the merged PDF in RESULTATS, compares like with like, does the sums with a script, keeps every number read from a scan in "to check", takes the freight from the freight note, and saves "Controle pieces <B/L number>.html" and its PDF report in RESULTATS. Do not use the numbers of this import as rules.
Claude part de la vraie feuille de Pratab, remplie à la main, et en fait un modèle vide. On ne le fait qu'une fois : le modèle sert ensuite à chaque envoi.Claude starts from Pratab's real sheet, filled by hand, and makes an empty template. Done once only: the template then serves every shipment.
On part de la vraie feuille de Pratab, remplie à la main. Claude n'efface que ce que Pratab avait tapé et ne change rien d'autre. Un script vérifie que la structure et les formules sont identiques, puis Claude montre quelles colonnes se tapent et lesquelles se calculent.We start from Pratab's real sheet, filled by hand. Claude clears only what Pratab typed and changes nothing else. A script checks that the structure and formulas are identical, then Claude shows which columns are typed and which are calculated.
SOURCES\OTHER has "Excel Pratab.xlsx", the declaration worksheet Pratab filled by hand for an import. Make an empty copy we can reuse for every import, saved in SOURCES\OTHER as "Modele declaration.xlsx". Clear only the values Pratab typed for that import. Change nothing else: same sheets, rows, columns, headers, formats and formulas. Do not change the original file. Then check with a script that the template has the same structure and the same formulas as the original, and show me in a short table which columns I type and which are calculated.
Un modèle vide avec les formules de Pratab, dans SOURCES\OTHER.An empty template with Pratab's formulas, in SOURCES\OTHER.
Comme Pratab : c'est l'Excel qui guide la lecture. Pour chaque colonne qu'il tape, Claude cherche le chiffre dans le PDF fusionné et le montre sur la pièce, avec sa page. Ce qui vient d'un scan reste « à vérifier ».Like Pratab: the Excel guides the reading. For each column he types, Claude finds the number in the merged PDF and shows it on the document, with its page. What comes from a scan stays "to check".
Claude lit les colonnes que Pratab tape dans son modèle et va chercher ces chiffres-là, comme Pratab le fait à la main. Chaque chiffre garde sa page et sa source, et la page HTML les montre sur la pièce.Claude reads the columns Pratab types in his template and looks for those numbers, as Pratab does by hand. Each number keeps its page and source, and the HTML page shows them on the document.
Open the template SOURCES\OTHER\Modele declaration.xlsx. For each column I type, find the number in the merged PDF in RESULTATS, one line per product, as I would do by hand. For each number, note the document and the page, and whether it comes from the text of the PDF or from a scan. A number read from a scan, or not found by a script in the text, is "to check". Check with a script that the lines add up to each invoice total. Do not fill the template yet. Save the numbers in RESULTATS as "Donnees extraites.xlsx", and show them in an HTML page with the same layout as the check page, saved in RESULTATS as "Donnees declaration <B/L number>.html": one card per invoice, "to check" first, and the number boxed in red on the document when I click it.
Donnees declaration <B/L>.html et Donnees extraites.xlsx dans RESULTATS.Donnees declaration <B/L>.html and Donnees extraites.xlsx in RESULTATS.
Claude pose ses questions sur ce qui manque, avec la réponse habituelle de Pratab en suggestion, remplit l'Excel de ce conteneur et met en jaune chaque cellule que Pratab n'a pas encore validée.Claude asks about what is missing, with Pratab's usual answer as a suggestion, fills the Excel for this container and colours in yellow every cell Pratab has not validated yet.
Les chiffres sont déjà trouvés et vérifiés. Claude ne demande que ce qui manque (taux, fret, assurance, codes HS…), remplit l'Excel, et surligne en jaune, dans l'Excel lui-même, chaque cellule que Pratab doit encore valider, avec la page en commentaire.The numbers are already found and checked. Claude only asks for what is missing (rates, freight, insurance, HS codes…), fills the Excel, and highlights in yellow, in the Excel itself, every cell Pratab still has to validate, with the page as a comment.
Now fill a copy of the template with "Donnees extraites.xlsx", and save it in RESULTATS as Declaration <B/L number>.xlsx. Before filling, ask me what is missing, with my usual answer as a suggestion when you know it: exchange rates of the day, what goes in freight and in EXW, insurance, samples, gross weight per line, litres for bulk wine, HS codes, CPC. Never invent a figure. Type only in the columns I type, never over a formula. Colour in yellow every cell "to check": read from a scan, not found in the text of the PDF, not agreeing, or not yet confirmed by me, with a comment giving the page. Then check with a script that the formulas are intact and that the totals agree with the bill of lading, and give me the totals: packages, invoice value, freight, insurance, gross weight, customs value in rupees.
Les réponses de Pratab pour cet envoi sont à recueillir avec lui (taux, fret, assurance, vrac, codes HS).Pratab's answers for this shipment are to be collected with him (rates, freight, insurance, bulk, HS codes).
Les deux dernières étapes (trouver les chiffres, générer l'Excel) entrent dans le skill ; le modèle est fait une seule fois. Les règles de Pratab deviennent des questions, avec sa réponse habituelle en suggestion. Claude affiche une carte de skill : on la lit, puis Save.The last two steps (find the numbers, generate the Excel) go into the skill; the template is made once only. Pratab's rules become questions, with his usual answer as a suggestion. Claude shows a skill card: read it, then Save.
On fige la méthode : l'Excel guide la lecture, chaque chiffre garde sa preuve, et ce qui n'est pas validé reste en jaune.We fix the method: the Excel guides the reading, each number keeps its proof, and what is not validated stays yellow.
This method works. Turn it into a skill called customs-excel. Starting from the template and the merged PDF, it finds the number for each column I type, with its page, saves "Donnees extraites.xlsx" and "Donnees declaration <B/L number>.html", asks me what is missing, fills a copy of the template, colours in yellow every cell I have not confirmed, with its page, and checks the formulas and totals with a script. Pratab's rules must not become fixed rules: write them as questions, with his usual answer as a suggestion.
Un skill qui appelle les autres dans l'ordre : une seule phrase pour tout l'envoi.A skill that calls the others in order: one sentence for the whole shipment.
On crée le skill principal : une seule phrase enchaîne les skills dans l'ordre.We create the master skill: one sentence chains the skills in order.
Create a master skill called customs-shipment-pipeline. When I say the documents of a shipment are in a folder, it runs the existing skills in order: trade-manifest-export (I log in to TradeNet myself), customs-pdf-compiler, then customs-document-check, and ends with a short summary in plain words. It never submits anything, never deletes files and never types a password.